PROCEDURA ZGŁASZANIA I ROZPATRYWANIA UWAG, WNIOSKÓW I SKARG
Publiczny Żłobek „Malucholandia” w Busku-Zdroju

1. Cel procedury

Celem procedury jest zapewnienie:

• łatwego i skutecznego sposobu zgłaszania uwag, wniosków i skarg przez rodziców/opiekunów,
• profesjonalnego, terminowego i bezstronnego rozpatrywania zgłoszeń,
• stałego doskonalenia jakości opieki i usług żłobka.

2. Definicje

• Uwaga – komentarz rodzica/opiekuna dotyczący funkcjonowania żłobka, który może być zarówno pozytywny, jak i wskazujący na możliwe do usprawnienia elementy.
• Wniosek – propozycja zmiany, ulepszenia działania, organizacji lub usług żłobka.
• Skarga – wyrażenie niezadowolenia z określonych działań bądź zaniechań żłobka, personelu lub organizacji usług.

3. Kto może zgłaszać

• rodzice lub prawni opiekunowie dzieci uczęszczających do Żłobka,
• pisemne upoważnienie rodzica daje prawo zgłoszenia przez inną osobę.

4. Sposoby zgłaszania

Rodzice mogą składać uwagi, wnioski i skargi:

4.1. Pisemnie

• Osobiście w żłobku (sekretariat / gabinet dyrektora),
• Email: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.,
• Poczta tradycyjna: Publiczny Żłobek „Malucholandia”, ul. Różana 2, 28-100 Busko-Zdrój.

4.2. Ustnie do protokołu

• w gabinecie dyrektora lub upoważnionego pracownika,
• zgłoszenie zostaje spisane, odczytane rodzicowi i podpisane przez obie strony.

4.3. Osobiście

• na dyżurze dyrektora zgodnie z harmonogramem dostępnym w żłobku i na stronie internetowej.

5. Treść zgłoszenia

Każde zgłoszenie powinno zawierać:

1. Imię i nazwisko zgłaszającego,
2. Dane kontaktowe (telefon/email),
3. Data zgłoszenia,
4. Opis sprawy (konkretne sytuacje, osoby, daty),
5. Oczekiwana forma rozwiązania (jeśli dotyczy).

Brak danych kontaktowych nie blokuje przyjęcia zgłoszenia, ale może utrudnić odpowiedź.

6. Rejestr zgłoszeń

Wszystkie zgłoszenia są:

• rejestrowane w Księdze Zgłoszeń (elektronicznej lub papierowej),
• każdemu nadawany jest numer referencyjny,
• termin wpływu i osoby przyjmującej.

7. Rozpatrywanie zgłoszeń

7.1. Termin

• Rozpatrywanie każdego zgłoszenia – do 14 dni roboczych od daty wpływu.
• W uzasadnionych, złożonych przypadkach termin może być przedłużony do 30 dni – o czym zgłaszający zostaje poinformowany.

7.2. Etapy rozpatrzenia

1. Wstępna weryfikacja formalna,
2. Analiza sytuacji i zebranie informacji (w tym rozmowy z personelem),
3. Przygotowanie odpowiedzi/rozwiązania,
4. Odpowiedź do rodzica – pisemna lub elektroniczna.

8. Sposób odpowiedzi

Odpowiedź zawiera:

• numer referencyjny zgłoszenia,
• podsumowanie sprawy,
• stanowisko żłobka,
• podjęte działania i rozwiązania,
• instrukcje dalsze (np. odwołania),
• podpis osoby rozpatrującej.

9. Poufność i poszanowanie danych

Wszystkie zgłoszenia traktowane są jako informacje poufne. Dane osobowe są chronione zgodnie
z przepisami RODO. Informacje nie są ujawniane osobom trzecim bez zgody.

10. Odwołanie

Jeśli rodzic nie zgadza się z odpowiedzią:

• może złożyć odwołanie do Dyrektora w terminie 7 dni od odpowiedzi,
• dyrektor rozpatruje odwołanie w terminie 14 dni,
• ostateczne sprawozdanie wręczane jest pisemnie.

11. Postanowienia końcowe

Pro cedura obowiązuje od daty zatwierdzenia przez Dyrektora. Może być aktualizowana w razie potrzeb.

Załącznik numer 1
do Procedury zgłaszania i rozpatrywania
uwag, wniosków i skarg w Publicznym Żłobku
„Malucholandia” w Busku-Zdroju

PROTOKÓŁ USTNEGO PRZYJĘCIA SKARGI / WNIOSKU*

W dniu ............................ 20.……… r. w Publicznym Żłobku „Malucholandia” w Busku-Zdroju Pan/Pani…………………....................................................................................................(imię i nazwisko)

(adres zamieszkania).............….........................................................................................................…….……

wnosi ustnie do protokołu następującą skargę / wniosek*: ………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….……………………………………………………………....…………………………………………………………………………………………………………………Wnoszący załącza do protokołu następujące załączniki:

1.…………………………………………........................................................................................................…

2……………………………………………...................................................................................................…..

3…………………………………………….....................................................................................................…

Protokół niniejszy został odczytany i podpisany.

Protokół sporządził: ..........................................................……………………….…………………………….. (imię, nazwisko i stanowisko służbowe) (odpis wnoszącego - osoby przez niego upoważnionej*)

Załącznik numer 2
do Procedury zgłaszania i rozpatrywania
uwag, wniosków i skarg w Publicznym Żłobku
„Malucholandia” w Busku-Zdroju

REJESTR ZGŁOSZEŃ

UWAG, SKARG I WNIOSKÓW
Publiczny Żłobek „Malucholandia” w Busku-Zdroju

Zasady prowadzenia Księgi Zgłoszeń

1. Każde zgłoszenie otrzymuje unikalny numer referencyjny.
2. Rejestr prowadzony jest chronologicznie.
3. Księga może mieć formę:
   • papierową (segregator),
   • elektroniczną
4. Dostęp do rejestru ma wyłącznie dyrektor i osoby upoważnione.
5. Dane osobowe są chronione zgodnie z RODO.